Miksi digitoida paperisia arkistoja?

Tilan säästäminen ja hyötykäyttö

Sähköinen arkisto vie huomattavasti vähemmän tilaa kuin paperinen arkisto, ja kaikki tila voidaan käyttää tuottavaan työhön.

Varmuuskopiointi

Sähköisestä arkistosta on helppo ottaa varmuuskopioita, jolloin liiketoiminnan riskit voidaan hallita.

Tiedon nopea haku

Sähköisessä muodossa olevaan tietoon voidaan tehdä nopeita hakuja koko organisaation toimesta, jolloin minimoidaan tuottamattomaan työhön kuluva aika.

Tiedon saatavuus missä ja milloin tahansa

Sähköisessä muodossa oleva tieto voidaan tallentaa esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmään, jolloin tietoon pääsee käsiksi milloin ja millä laitteella tahansa.

Prosessien automatisointi

Sähköisessä muodossa olevia prosesseja on helpompi automatisoida ja minimoida manuaalinen työ.

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) koskee myös paperiarkistoja

Asetus astuu voimaan keväällä 2018 kahden vuoden siirtymäajan jälkeen. Se lisää vaatimuksia yritysten henkilötietojen käsittelylle ja tietojen turvalliselle tuhoamiselle. Järjestelmien ja tietokantojen ohella on tärkeä muistaa, että lakimuutos koskee myös paperisen tiedon säilyttämistä.

Kaipaatko lisätietoa?

Ota yhteyttä ja kysy lisää! Lataa myös digitointioppaamme alla olevasta linkistä.

 

Lataa maksuton oppaamme tästä!

 

Data Group, Canon 01.11.2017