Vahingon tapahduttua ei usein ole aikaa selvitellä mahdollisia toimintatapoja, silloin pitäisi jo toimia.

Jokainen tunti maksaa, ja joillekin yrityksille tietojen menetys voi olla kohtalokas. Siksi olisikin hyvä miettiä etukäteen, miten tiedot on varmistettu, ja kuinka mahdollisessa katoamistilanteessa toimitaan.

Syynä tietojen menetykseen voivat olla esimerkiksi käyttäjän tekemät virheet, varkaudet, ransomware-ohjelmat tai laiteviat

Keskimäärin noin 18 % yrityksen kannettavista tietokoneista vaatii jonkinlaista korjausta vuosittain. 24 % on menettänyt tietoja laiterikon tai vastaavan takia. Merkittävimmät liiketoiminnalle aiheutuneet kustannukset ovat tuottavuuden heikentyminen, työntekijöiden turhautuminen ja menetettyjen tietojen arvo. Lähde: IDC, Manufacturing Today 11/2017

Myös Office 365 -varmuuskopiointi pitää tehdä

Microsoft Office 365 ei tarjoa omaa varmistusta, ainoastaan roskakorin ja versiohistorian rajoitetulta ajalta. Tämä voi aiheuttaa tietoturvariskejä. Kiristyshaittaohjelmien kohteeksi voivat joutua kaikki pilvipalveluissa olevat tiedostosi. Voit myös esimerkiksi poistaa vahingossa tärkeän sähköpostin. Office 365:n varmuuskopiointi mahdollistaa tärkeiden tietojen nopean palautuksen ja pääsyn tietoihin myös kun Office 365:ssa on teknisiä ongelmia.

Miksi tietoja menetetään, vaikka jonkinlainen varmuuskopiointi olisikin käytössä?

Johtavan tietojenpalautuksen asiantuntijan Ibas Ontrackin kysely tiedonpalautusasiakkaille paljasti, että 98%:lla tietoja menettäneistä asiakkaista oli jonkinlainen varmuuskopiointi käytössä.

Yleisimmät syyt tietojen menetykseen, vaikka varmuuskopiointi on käytössä:

  • Varmistusohjelma on väärin asennettu tai konfiguroitu
  • Varmuuskopiointi ei kata kaikkia tärkeitä tiedostokansioita
  • Viimeisin varmuuskopio on ”liian” vanha
  • Alkuperäinen tieto on korruptoitunut ja siten myös varmuuskopio

Huolehdi, että varmuuskopiointisi on ajan tasalla

Jotta tietosi pysyvät turvassa, varmista että

  • Kaikki tarvittavat tiedot varmuuskopioidaan pilvipalveluun
  • Varmuuskopiointi on automaattinen ja ei rasita tietokonetta
  • Tietojen palautus on nopea ja helppo toimenpide, ja myös tiedoston aiempia versioita voidaan palauttaa
  • Office 365 -tiedot (Onedrive, sähköposti, kalenteri jne.) on varmuuskopioitu
  • Tiedät miten toimia, jos tietoja menetetään
Data Group 22.10.2019